Do processo eletrônico ao documento público: uma análise da conservação dos autos como arquivos permanentes

Artigo publicado na "Revista Eletrônica do Curso de Direito" da Universidade Federal de Santa Maria, v. 12, n. 3 / 2017 p.709-734.

 

"1 - O ARQUIVO NO PODER JUDICIÁRIO
Tratando-se de preservação documental pelo Poder Público, arriscamos a dizer que estamos em alinhamento – ou pelo menos a caminho dele. Um dos indicativos é o de que, como ainda será melhor abordado, diversas leis e atos normativos estão espalhados pelo arcabouço jurídico, na tentativa de se tornarem referência na gestão e tratamento de documentos públicos.
Os Tribunais de todo país passam por uma tarefa árdua na administração de seus documentos pela dificílima demanda que representam no desiderato de sua preservação, quando já encontrados em seu terceiro ciclo vital. Na atualidade é crescente a existência de arquivos judiciais lotados por autos de processos produzidos em papel, ao longo do tempo, que deveriam servir de fonte de pesquisa ou efetivação do acesso à informação. É bem verdade que estão sofrendo os efeitos de sua guarda, na maioria das vezes precária, e mostrando-se por muito inutilizáveis, a ponto que se questiona: que acesso à informação se dá com folhas que mal podem ser tocadas, sob pena de se desconstituírem?
Desde 1980 ocorre o chamado processo de informatização das instituições do Poder Judiciário. O caminho foi longo e tumultuado, longe de estar vencido, por inúmeras razões, inclusive o fator econômico e a própria questão cultural, produzindo um sentimento de insegurança em relação ao sistema informatizado. No ponto, Carlos Henrique Abrão saúda a agilidade e rapidez propiciadas pelo desenvolvimento tecnológico, também indicando que tais mudanças foram aceleradas a partir da Lei nº 11.419, de 2006, eis que dela constou a previsão de diversas disposições acerca da informatização do processo judicial. Voltando no tempo um pouco mais, no que se refere ao Código de Processo Civil anterior, Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973, houve também a realização de adaptações necessárias, ainda que franciscanas. Hoje, na leitura do Manual de Gestão Documental e no Manual de Requisitos apresentados pelo Conselho Nacional de Justiça, albergam-se disposições importantes sobre a correta preservação, ainda que diga respeito às características de ambos os materiais, pois o material físico, que se torna digital, muda-se de igual modo para uma entidade lógica e conceitual, merecendo uma revisão das políticas de segurança, além da devida preservação. A nova perspectiva de documentação digital provou de alterações na legislação que trouxeram diversas mudanças no que concerne à sua produção, transmissão, armazenamento e também ao acesso a esses documentos. Todavia, uma progressiva preocupação toma conta de todos os ânimos que se envolvem por esse mundo: segurança. Isso porque intervenções não autorizadas, adulteração ou perda dos documentos podem ocorrer, o que levanta o questionamento sobre até que ponto é tão eficiente tal iniciativa. Outrossim, os documentos apresentam suportes diferenciados quando físicos ou digitais. Além de tais suportes, há o devido registro de suas políticas, funções, decisões e procedimentos em tais documentos. Igualmente, precisam ser confiáveis, autênticos, acessíveis, compreensíveis e preserváveis, o que não é possível alcançar sem que um programa de gestão de processos e documentos esteja efetivamente implantado.

A Teoria das Três Idades classifica os documentos institucionais, quanto ao seu ciclo de vida, como: correntes, intermediários e permanentes. Os instrumentos concebidos pelo Conselho Nacional de Justiça, em síntese, destinam-se à gestão dos documentos por todas as fases de seu ciclo de vida, e, como já reconhecido, com foco na eficácia administrativa, na recuperação da informação disponível, na tomada de decisões e ao cumprimento da missão institucional do Poder Judiciário.
Cumpre salientar que fatos ocorridos e que marcaram nossa sociedade estão registrados em documentos judiciais arquivísticos, museológicos e biblioteconômicos. É inexorável a necessidade de tal preservação, eis que, por meio da resolução de conflitos individuais e coletivos, o Poder Judiciário é coadjuvante - quando não protagonista - de transformações emblemáticas, como políticas, econômicas, científicas ou culturais que envolvem a sociedade. Cada processo traz em si uma história, história da vida privada, história da vida pública.
A necessidade de preservar é irrenunciável. A primeira vez que o termo apareceu na literatura foi em 1934, na obra Traité de Documentatión de Paul Otlet. Contudo, a maior visibilidade dada ao assunto somente emergiu a partir do documento da UNESCO: Memória do Mundo: diretrizes para a salvaguarda do Patrimônio Documental Mundial.

Pode-se então dizer que a história composta pela atividade jurisdicional é um verdadeiro reflexo do que ocorre no país, em vasto e amplo aspecto. Importante espaço desempenha o Conselho Nacional de Justiça, neste quesito, na medida em que incentiva e apoia as atividades de preservação e de divulgação dessa memória judiciária, que reflete a memória de nossa sociedade.
Além de ser uma necessidade do Poder Judiciário, a preservação dos documentos é uma obrigação da Administração Pública como um todo. Nasce, pois, de um dever de preservação em virtude de nossa história, de preservá-la para diversos fins. Nesse caminho, em prol do dever maior de preservação, andou a evolução legislativa nas últimas décadas, como será adiante apresentado.

 

2 - A PRESERVAÇÃO DOCUMENTAL COMO DEVER DO ESTADO
Todo documento produzido ou recebido no Poder Judiciário constitui-se em patrimônio público, seja no sentido administrativo ou cultural. O Estado tem o dever de zelar por esse patrimônio, para que se possa dar concretização aos preceitos constitucionais, como o de direito ao acesso à informação.
Nisso a Constituição Federal de 1988, em seu art. 216, §2º, aponta que cabe à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para se possibilitar a consulta de tais documentos a quantos dele necessitem. A Lei nº 8.159/1991 veio, na sequência, a regrar tal disposição constitucional. Também conhecida por “estatuto dos documentos públicos”, a lei dispôs que são deveres do Poder Público a gestão documental, proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico como elementos de prova e informação.

Onze anos após a edição daquela lei, o Decreto nº 4.073/2002 veio regrar o SINAR, que é o Sistema Nacional de Arquivos, e que conta com o Poder Judiciário como integrante, além do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Com efeito, tal decreto veio para disciplinar as disposições contidas na Lei nº 8.159/1991.
A produção normativa do CONARQ é essencial para se vislumbrar os caminhos da preservação documental. Uma das mais importantes resoluções editadas pelo referido conselho foi a Resolução nº 26, de 06 de maio de 2008, com redação dada pela Resolução nº 30, de 23 de dezembro de 2009. No expediente, o Conselho Nacional de Arquivos estabeleceu que os órgãos do Poder Judiciário, relacionados no art. 92, incisos II e seguintes da Constituição Federal de 1988, além dos Conselhos respectivos, deveriam adotar programa próprio do Conselho Nacional de Justiça, que foi regulamentado em 15 de agosto de 2011, pela Recomendação nº 37. Vale lembrar que as normas específicas sobre preservação documental ainda têm aplicação subsidiária. O acontecimento foi marcante, eis que a partir desse momento aqueles órgãos do Poder Judiciário passaram a receber orientações de gestão de seus arquivos pelo Conselho Nacional de Justiça, ressalvadas algumas observações previstas na referida resolução. Isso tornou mais cristalino o campo de abrangência da política documental, que estrategicamente deve estar delineada por todo o ciclo vital dos documentos, porquanto há três fases que correspondem ao ciclo vital dos documentos institucionais dos órgãos que compõem o Poder Judiciário. A primeira fase, chamada corrente, diz respeito à própria unidade onde são produzidos e guardados tais arquivos. Aqui, é irrelevante se tais arquivos estão ou não em tramitação, eis que um dos traços marcantes desses documentos é de que estão em constante produção e consulta. Nessa fase, as unidades onde estão sendo produzidos os documentos devem gerir até o devido envio ao arquivo centralizado. Falando em termos processuais, esta fase se dá desde a instauração do processo (petição inicial, denúncia, etc.) até o seu encerramento, quando vencidas todas as possíveis etapas subsequentes, como fase recursal, ou, em termos de processo civil, cumprimento definitivo da sentença, quando não mais manuseados pelos possíveis interessados. Este é o momento em que os autos do processo não mais servem ao processo, deixando de serem tratados à luz da legislação processual (CPC, CPP ou quaisquer outras regras processuais inseridas em legislações específicas, como CLT, legislação eleitoral, ECA, etc.), voltada ao iter procedimental, passando a constituírem documento público, submetendo-se exclusivamente à legislação arquivística. De sorte que no período conhecido como “arquivos correntes”, há duas legislações coincidentes a incidir sobre a documentação levada a efeito: a legislação processual propriamente dita, que determina a forma e o andamento dos atos processuais, e – lamentavelmente no mais das vezes olvidada – a legislação que cuida da preservação dos documentos, quando, em futuro próximo, apenas essa última deverá prevalecer. Ambos os diplomas contam com sua função precípua e devem ser observados, sem qualquer hierarquia de valor. Um, destinado à função jurisdicional, outro, à memória da vida pública e privada que é contada nos autos. De outra banda, a fase intermediária se dá quando inserido o documento no arquivo centralizado para onde deva convergir, sendo que lá aguardará sua destinação final, visto ser esta a unidade administrativa que possui a responsabilidade de armazenar e administrar os documentos com origem processual enquanto aguardam a eliminação ou o recolhimento para o arquivo permanente, que será a última fase do ciclo vital do documento. Nesse arquivo central será gerenciada a documentação, seja na segunda ou terceira fase. No que toca à segunda, nele aguardarão o cumprimento das disposições de prazos com fulcro na sua destinação final. Por último, conhecida por fase permanente, essa se traduz na guarda da documentação, reconhecida como patrimônio histórico e arquivístico da instituição. Os instrumentos de gestão arquivísticas são muito bem-vindos na efetiva seleção dos documentos que irão para a guarda permanente, eis que a seleção com base em critérios normativos estabelecidos pela Comissão de Avaliação, como o corte cronológico e a guarda amostral, são alguns exemplos dos utilizados quando da captura do documento para a terceira fase.Um dos enfoques principais que toca ao arquivo permanente é a reunião e o tratamento dos documentos após a finalização da sua função primária, que é o uso imediato do órgão produtor e de seus destinatários. Após a chamada função primária, tais documentos permanentes possuem o condão de servir para outras funções da administração e sociedade, já que são ricas fontes de informação e, como visto, refletem a própria história. Já o local em que tais arquivos estarão disponíveis para consulta são chamados de arquivo histórico, lembrando-se, claro, da necessidade de segurança do acesso à informação, além do próprio documento público e permanente. Ademais, convém destacar que os documentos permanentes que fazem parte do fundo arquivístico das instituições do Poder Judiciário não poderão ser eliminados, não importando se digitalizados ou em papel. O meio de registro não é relevante, mas sim o conteúdo histórico do documento preservado. Fruto de resoluções e dos próprios instrumentos do programa do Conselho Nacional de Justiça para o tema, a separação de autos de processos para a guarda permanente deve obedecer a critérios, como o corte cronológico; classes e assuntos; conformidade à Tabela de Temporalidade; seleção pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) e amostra estatística dos processos não selecionados pelos critérios anteriormente elencados, ao efeito de registro histórico por amostragem desses feitos cuja natureza não ganha, de per si, destaque próprio. Em busca de uma legislação mais congruente a respeito da preservação documental, a I CNARQ, em sua plenária final, aprovou propostas relativas à necessidade de revisão e ampliação da Lei nº 8.159/1991, dando maior envergadura para o CONARQ e direcionando normas mais abrangentes sobre o tratamento dos documentos.

É, de fato, a concretização de todos os dispostos nas resoluções e em nossa Constituição Federal. O §1º demonstra o já disposto na Resolução nº 26, do CONARQ, que foi trabalhada neste artigo, de que aos órgãos do Poder Judiciário, ressalvado o STF (§2º do Projeto de Lei), que deverá obedecer à Política Nacional de Arquivos, devem ser aplicadas tais políticas. A exclusão do STF não é seu distanciamento das respectivas, que encontra fundamento constitucional, mas sim por força da questão hierárquica, não podendo haver qualquer órgão administrativo ou judiciário que se sobreponha ao Supremo.
Muitos tribunais vêm seguindo a Recomendação nº 37/2011 do Conselho Nacional de Justiça para a preservação documental, haja vista os instrumentos do Proname serem fortemente amparados e atuais, dada sua importância, e por serem frutos de uma colaboração intensiva junto ao Conselho Nacional de Arquivos.
Ainda que haja evolução legislativa a respeito, a evolução tecnológica também obrigou os operadores de diversas áreas, como Arquivologia e Direito, a trabalharem na multidisciplinariedade. Como se pôde perceber, muitas são as variáveis que devem ser consideradas para fazer uma preservação documental da maneira correta, o que torna indispensável o acompanhamento de profissionais de outras áreas, especialmente da Arquivologia. Adiante será vislumbrado os avanços dessas duas áreas em prol do dever de preservação documental, já que há um intercâmbio crescente e cada vez mais necessário entre estas nos dias atuais.


3 - A SISTEMÁTICA DA PRESERVAÇÃO DO ARQUIVO DIGITAL
A racionalização, a modernização e a otimização dos procedimentos do Poder Judiciário para atender ao intenso crescimento das demandas de acordo com as suas competências é também fruto de um desenvolvimento tecnológico. Diz-se que a instituição do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) pelo Conselho Nacional de Justiça tem como ideia central a implantação da política nacional de gestão documental e de preservação da memória dos diversos órgãos do judiciário brasileiro. No ponto, as suas ações são voltadas à integração dos tribunais, à padronização e utilização das melhores práticas de gestão documental, de modo a possibilitar a preservação e acessibilidade das informações contidas nos autos judiciais e em documentos institucionais administrativos, com fulcro no aperfeiçoamento da prestação dos serviços jurisdicionais e administrativos do Poder Judiciário.O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário brasileiro (MoReq-Jus) é fruto de um grupo de trabalho interdisciplinar integrado por especialistas das áreas de Ciência da Informação, Tecnologia da Informação e do Direito, aqui se incluindo servidores e magistrados, e adveio da imperativa necessidade de se estabelecer requisitos mínimos para os sistemas informatizados do Poder Judiciário, a fim de dar a confiabilidade, a autenticidade e a acessibilidade necessária aos documentos e processos geridos por esses sistemas. O MoReq-Jus foi aprovado pela Resolução nº 7, do Conselho da Justiça Federal, de 7 de abril de 2008, e disciplinou a obrigatoriedade de sua utilização no desenvolvimento de novos sistemas informatizados para as atividades judiciárias e administrativas, no âmbito do Conselho e da Justiça Federal de primeiro e segundo graus. Foi um importante avanço, eis que os sistemas não conversavam entre si. A partir do sucesso de sua aplicação, o CNJ o utilizou como referência para os demais órgãos do Poder Judiciário, nos seus diferentes âmbitos. Ora, era preciso estabelecer uma linguagem padrão, assim como o idioma oficial no país é o português, era necessário referenciar um modelo ideal de sistema que pudesse garantir a efetiva realização dos primados fundamentais da cadeia arquivista e, obviamente, constitucional. Neste quesito bem apontada crítica de Tarcísio Teixeira, quando se referiu à falha da Lei nº 11.419 em permitir cada Tribunal criar seu sistema individualizado. No ponto, o Poder Judiciário conta com duas dificuldades distintas: administrar um passivo quase secular de documentos oriundos de um processo produzido em papel, por anos e anos não gerenciado ou mal gerenciado, acumulando-se os autos em espaços e prateleiras encarados como mero depósito, e documentos produzidos por sistemas informatizados variados, servindo-se de tecnologias que vêm se sobrepondo no tempo e sujeitas a profundas modificações, até porque ainda não temos, em território nacional, um sistema de e-processo comum a todas as áreas judiciárias.Cabe anotar o avanço percebido nos últimos anos em Tribunais brasileiros, e não apenas cotejando o processo judicial, mas também o administrativo, por também estarem abrangidos pelas normas de preservação documental. O Tribunal Regional Federal da 4ª Região instituiu o SEI (Sistema Eletrônico de Informações) que é um sistema eletrônico de gestão do conhecimento online, sem o uso do papel. Esse projeto foi colocado em prática, e seus reflexos foram muito positivos, sendo sua plataforma tornada referência no país e utilizada também pela Prefeitura de São Paulo, Supremo Tribunal Federal, Conselho Nacional de Justiça, Defensoria Pública da União, dentre muitas outras instituições. Além de agilizar a tramitação dos processos administrativos, o referido fundamenta-se na sustentabilidade e economia na administração pública, de modo que possibilitou, a partir de uma ferramenta colaborativa e livre, o manuseio dos processos administrativos dos Tribunais, garantindo-se em princípios de preservação22.Na sistemática a ser obedecida para a correta preservação documental, têm-se requisitos que devem ser cumpridos a fim de que se possa garantir a autenticidade e a confiabilidade dos documentos. É imprescindível o cumprimento de tais conceitos para que os documentos digitais sejam preservados de forma permanente.

 

3.1 - Os requisitos fundamentais da preservação de longo prazo
No MoReq-Jus, a preservação digital compreende a preservação física, lógica e intelectual dos documentos digitais. Muitas questões são correntes acerca das melhores práticas a serem adotados hoje, até mesmo pelo usuário, ao transmitir seus documentos. A preservação física está focalizada nos conteúdos armazenados em suportes magnéticos, v.g. o cassete VHS, e nos suportes ópticos, v.g. o CD-ROM, que levam à necessidade de definição de regras para a migração dos formatos em que os documentos estão registrados. Desse modo, a preservação lógica busca na tecnologia formatos atualizados para a introdução dos dados.
A busca de métodos de preservação digital requer não somente procedimentos de manutenção e recuperação de dados, no caso de perdas acidentais, para resguardar a mídia e seu conteúdo, mas sobretudo estratégias e procedimentos para manter sua acessibilidade e autenticidade através do tempo, o que demanda a aplicação de padrões de metadados e documentação.
É previsto que a longo prazo, o fracasso na preservação dos documentos digitais acarretará na perda irreversível do registro, da prova, do testemunho, da memória. Mais fácil de ocorrer do que a perda do documento produzido em papel, trauma que vivemos no presente e que deve, sim, dirigir o futuro, guardadas as especificidades, quanto ao documento digital.

Desse modo, a questão da preservação pode ter um impacto negativo na memória coletiva, pública e privada da sociedade, com repercussão em questões legais, comerciais e organizacionais.
No Poder Judiciário, com massiva produção de documentos e processos em meio digital, torna-se premente a definição de estratégias com fulcro na preservação, a regulamentação de questões associadas ao valor probatório, a uniformização de procedimentos definidos normativamente e a definição de parâmetros para a certificação de qualidade. Pode-se dizer que a evolução tecnológica demanda não apenas a conservação do meio físico em que a informação se encontra, mas admitindo os novos suportes – que são os meios de armazenamento –, deve-se melhor adequar a informação nesses, conforme exposto pelo arquivista canadense Terry Cook na obra Archival Science and Postmodernism: New Formulations for Old Concepts.
Além disso, as questões que envolvem a preservação digital não estão restritas somente à seleção do que se preservar, mas também garantir a confiabilidade, a autenticidade e a acessibilidade dos documentos e processos geridos pelos sistemas informatizados do Judiciário brasileiro. Não basta preservar, é preciso ter a certeza de que se trata de documento autêntico, apto, portanto, a ser considerado como documento histórico.
Como exposto no artigo Archivematica uma Ferramenta de Software livre para preservação de documentos arquivísticos digitais, uma instituição que pretende assumir a responsabilidade de preservar informação digital por longo prazo precisa – como é o caso do Poder Judiciário – observar inicialmente alguns conceitos, tais como (a) Gestão arquivística de documentos: definir procedimentos e estratégias de gestão arquivística de documentos quando da criação, transmissão e preservação de documentos em formatos digitais, com o objetivo de garantir a produção e manutenção de documentos fidedignos, autênticos, acessíveis, compreensíveis e preserváveis; (b) Padrões e protocolos: definir a utilização de padrões e protocolos abertos e de aceitação ampla na criação, uso, transmissão e armazenamento de documentos digitais; (c) Requisitos funcionais: definir os requisitos funcionais e estimular sua adoção para orientar o desenvolvimento e a aquisição de sistemas eletrônicos de gestão arquivística, que se adequem às especificidades da legislação e das práticas arquivísticas brasileiras; (d) Localizar e rastrear o objeto digital ao longo do tempo: imediatamente após a sua criação, os objetos digitais tornam-se passíveis de serem alterados, copiados ou movimentados. Em qualquer referência ao objeto digital, é necessário localizá-lo na edição ou versão correta; (e) Preservar a proveniência: identificar a origem de um objeto e detalhar seu histórico ajuda a confirmar sua autenticidade e integridade; (f) Definir política de segurança da informação, que considere os aspectos legais, organizacionais, humanos e tecnológicos, de modo a garantir a autenticidade dos documentos digitais e o sigilo da informação, bem como a proteção contra perdas, acidentes e intervenções não autorizadas.

 

3.2 - Da seleção de documentos

A avaliação é a função arquivística que trata da análise dos valores atribuídos aos documentos, sejam eles primários e secundários. Como valor primário, tem-se as razões de sua própria produção, de modo a considerar seu uso para fins administrativos, legais e fiscais. Já o valor secundário está para o respeito à potencialidade de o documento se voltar a servir como prova ou fonte de informação para a pesquisa. A análise desses valores permite a definição dos prazos de guarda e da destinação final da informação, pela eliminação ou recolhimento. Assim, é a partir da avaliação que se determina a destinação do documento dentro da instituição. Os prazos de guarda e as ações de destinação (eliminação ou guarda permanente) são estipulados de forma mínima nos instrumentos de classificação, temporalidade e destinação do Proname, estando os documentos produzidos sujeitos à avaliação pelas Comissões Permanentes de Avaliação Documental, que possuem dentre as suas atribuições a de verificar se é caso de aumentar a temporalidade ou alterar a destinação de eliminação para permanente. Ainda, é importante esclarecer que avaliação dos documentos administrativos deverá seguir os critérios do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração do Poder Judiciário.

dispõe o Manual de Gestão Documental elaborado pelo Conselho Nacional de Justiça, os processos judiciais serão classificados de acordo com as Tabelas Processuais Unificadas do Poder Judiciário criadas pelo CNJ (instrumento do Proname previsto no item IV, “b”, da Recomendação n. 37/2011 do CNJ). Com efeito, o CNJ buscou seguir as recomendações da Carta da UNESCO para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital, com fulcro em minimizar os efeitos da fragilidade e da obsolescência de hardware, software e formatos, de modo a permitir, ao longo do tempo, o acesso contínuo e o uso da informação a todos os segmentos da sociedade. As tabelas em questão são de observância obrigatória pelos órgãos do Poder Judiciário. O Plano de Classificação instituído pelas Tabelas Processuais Unificadas do Poder Judiciário constitui instrumento de gestão documental que padroniza a classificação dos documentos jurisdicionais. As Tabelas Processuais Unificadas para o Poder Judiciário são as seguintes: (a) Tabela de Assuntos Processuais – trata do direito material e é utilizada para padronizar nacionalmente o cadastramento das matérias ou temas discutidos nos processos; (b) Tabela de Classes Processuais – trata do procedimento judicial adequado ao pedido; (c) Tabela de Movimentos Processuais – trata do registro dos procedimentos e rotinas dos atos processuais que impulsionam o processo.
A Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do Poder Judiciário e a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração do Poder Judiciário constituem instrumentos de gestão documental que apontam a guarda permanente para os documentos previamente indicados com tal atributo ou a temporalidade mínima de guarda aplicável aos documentos produzidos por este Poder, tanto na atuação judicial e administrativa. Busca-se a recomendação de utilização das Tabelas de Temporalidade do Poder Judiciário disponíveis no portal do Conselho Nacional de Justiça por todos os seus órgãos. Outrossim, temporalidade dos processos judiciais está indicada na Tabela de Temporalidade Documental Unificada (TTDU) aprovada pelo Conselho Nacional de Justiça. Com efeito, repisa-se que para a gestão documental é sugerida, de acordo com o item III, “g”, da Recomendação nº 37/2011, do CNJ, que sejam constituídas unidades de gestão documental e de comissões permanentes de avaliação documental (CPADs), consoante disposto no MoReq-Jus.O Tribunal Regional Federal da 4ª Região já consegue dar singular efetividade àqueles primados constitucionais, garantindo a preservação e o acesso à informação preservada. Com base em normas nacionais e internacionais de descrição arquivística, as informações descritivas do Fundo, Seções, Séries, Processos e Itens Documentais apresentam-se disponíveis no software ATOM, de maneira livre, possibilitando a qualquer usuário da rede mundial de computadores ter acesso ao sistema, em que poderá pesquisar processos e encontrar, por exemplo, digitalizações de petições históricas no âmbito daquele Tribunal, possuindo também arquivos preservados da justiça de primeiro grau. A análise desses valores torna possível a definição dos prazos de guarda e da destinação final da informação: eliminação ou recolhimento. É a partir da avaliação que se determina a destinação do documento dentro da instituição. Todo o processo de avaliação documental, do que deve ou não ser preservado, precisa ocorrer num ambiente que propicie as ferramentas necessárias de modo a cumprir os primados arquivísticos. Da necessidade de se encontrar um sistema que conseguisse se comunicar com a produção da seleção documental e, também, com outros sistemas que pudessem dar acesso aos documentos selecionados, adveio a busca por um Repositório Arquivístico Digital Confiável.

 

3.3 - Do Archivematica como Repositório Arquivístico Digital Confiável

A resolução nº 43 de 4 de setembro de 2015 fundou as diretrizes direcionadas à implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis para gerir documentos arquivísticos digitais para o Sistema Nacional. No ponto, o Conarq estabeleceu que: "um repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq) deve ser capaz de atender aos procedimentos arquivísticos em suas diferentes fases e aos requisitos de um repositório digital confiável".

Assim, o RDC-Arq é um sistema voltado para preservação e acesso, pelo tempo que se fizerem necessários, direcionados a documentos de cunho arquivístico digitais. O diferencial de tal sistema é que ele é capaz de atender aos procedimentos preconizados pela Arquivologia nas idades corrente, intermediária e permanente, e aos requisitos de um repositório digital confiável.
Desse modo, um RDC-Arq constitui-se então em um Ambiente de Preservação e acesso, no Arquivo Permanente Digital das instituições, sendo fundamental sua adoção, porquanto é direcionado a gerenciar os documentos e metadados de acordo com os princípios e as práticas da Arquivologia, especificamente relacionados à gestão documental, descrição arquivística multinível e preservação; proteger as características do documento arquivístico, em especial a autenticidade (identidade e integridade) e a relação orgânica; preservar e dar acesso, pelo tempo necessário, a documentos arquivísticos digitais autênticos; e estar em conformidade com a ISO 16363:2012, que lista os critérios a que um repositório digital confiável deve atender, conforme o Guia do Usuário – Archivematica, produzido pelo Instituto Brasileiro de Informação e Tecnologia.
Importante trabalho vem sendo desenvolvido por grupo de pesquisa vinculado ao CNPq, pela Universidade Federal de Santa Maria, sobre esse problema, talvez o mais sério de todos, que consiste na preservação adequada de documentos digitais produzidos nas mais diversas mídias eletrônicas, tendo por objeto o estudo de um sistema de preservação digital gratuito e de código aberto, isto é, software livre, exatamente ao escopo de manter o livre acesso, preservando-se no tempo a memória digital, denominado Archivematica, sistema esse que é desenvolvido e empacotado com o gerenciador de conteúdo AtoM (ICA-AtoM), baseado na Web para acesso aos documentos digitais, conforme ensina Daniel Flores.
O Archivematica é um ambiente de preservação digital de software livre, gratuito e de código aberto criado para manter os dados baseados em padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo para coleções de objetos digitais. Além disso, pode-se dizer que o Archivematica é desenvolvido com o gerenciador de conteúdo AtoM, sistema baseado na Web para acesso aos seus objetos digitais, reconhecido arquivisticamente como uma plataforma de descrição, difusão e acesso.Deve ser pontuado que o Archivematica usa um padrão de design de microsserviços para fornecer um conjunto integrado de ferramentas de software que permite ao usuário processar objetos digitais, de ingerir para o acesso em conformidade com o modelo funcional ISO-OAIS. O Usuário monitora e controla os microsserviços através de um painel baseado na web. Além disso, o Archivematica usa Mets, Premis (eventos, agentes, direitos e restrições), Dublin Core, da Biblioteca do Congresso, especificação BagIt e outros padrões e práticas para fornecer pacotes de arquivamento confiáveis, autênticos e interoperáveis (AIP) para o armazenamento em prática no seu repositório preferido. Ademais, o Archivematica dispõe de um conjunto integrado de ferramentas livres e de código aberto que permite aos usuários processar objetos digitais para armazenamento de arquivos e acesso em conformidade com a ISO-OAIS modelo funcional e de outras normas de preservação digital e as melhores práticas. Além disso, todo o código Archivematica é liberado sob a licença GNU Affero General Public License e a documentação Archivematica é liberada sob uma Creative Commons Atribuição-Compartilhamento pela mesma Licença 4.0 Internacional. O Archivematica faz integração com vários sistemas de acesso e armazenamento, como AtoM, CONTENTdm, Archivist's Toolkit, DSpace, LOCKSS, Duracloud, Arkivum, conforme disposto em seu Guia. Cabe esclarecer que quando se fala de Plataformas Digitais ou Ambientes em uma Cadeia de Custódia Arquivística, encontram-se três sistemas trabalhando em conjunto. Temos, primeiramente, o Ambiente de Gestão de Documentos (Sigad); como segunda plataforma, o Repositório Arquivístico Digital Confiável (Archivematica) e, em terceiro, a Plataforma de Descrição, Difusão e Acesso (AtoM ou ICA-AtoM). Por fim, a reunião das três plataformas cria o chamado Ambiente de Preservação e Acesso. O uso de um sistema como esse é deveras importante para a preservação documental, inclusive no campo do Direito. Conforme se verifica no Guia do Usuário do Archivematica, na idade permanente, os documentos precisam ser recolhidos para um RDC-Arq, a fim de serem preservados com garantia de acesso. No ponto, diferenciando-se do que ocorre nas outras idades (corrente e intermediária), o RDC-Arq não permite a eliminação de documentos na idade permanente. Desse modo, o recolhimento não é algo opcional mas sim obrigatório e necessário em prol da necessidade de preservação dos documentos a longo prazo, premissa maior desta análise. Outrossim, o software foi escolhido pelo Arquivo Nacional para o Projeto da CNV- Comissão Nacional da Verdade, o que denota a ampliação das atenções para sua utilização. Dentre os pontos favoráveis oferecidos pelo software Archivematica, está o de dar aos Arquivistas e aos Bibliotecários a confiança necessária a fim de que sejam realizadas as preservações digitais de hoje de forma segura e prática. No ponto, ele foi minuciosamente analisado pelas experiências de implantação e de feedbacks de usuários, pois é um integrado de tecnologia, pessoas, processos.De toda sorte, verifica-se que o uso do Archivematica está ganhando força por ser um software livre e que permite que sejam feitas alterações e adaptações necessárias para sua adequação ao ambiente em que se encontra. Outrossim, o Archivematica faz parte da cadeia necessária, isto é, de um sistema ideal, baseado nas melhores práticas arquivísticas para a guarda documental. A fim de que se possa efetivamente preservar os documentos produzidos no Poder Judiciário de modo eficiente, faz-se necessário a multidisciplinariedade entre Direito, História e Arquivologia. A previsão constitucional e legal do dever de preservar só será cumprida através de uma análise multidisciplinar, de modo que cada área possa contribuir em tal desiderato. No ponto, curva-se diante de uma necessidade premente. A utilização do Archivematica é uma grande contribuição oferecida pela Arquivologia na gestão de documentos, especialmente na de cunho permanente. Assim, tem-se que a implantação deste sistema é uma possível realidade para preservar os arquivos digitais de acordo com as melhores práticas da arquivística, de modo que se constitui num sistema ideal de preservação de arquivos digitais voltado a cumprir o dever maior de guarda e acesso aos documentos públicos.

 

CONCLUSÃO

A importância dos arquivos judiciais como depositários da história pública e privada do povo brasileiro, o que é reconhecido na Constituição republicana, só passou a receber atenção maior a partir da década de noventa, especialmente com o advento da Lei nº 8.159/1991, embora ainda tenha levado cerca de uma década para que as primeiras providências fossem tomadas, incialmente no âmbito da administração dos tribunais, posteriormente através de resoluções do Conselho Nacional da Justiça, quando da edição da Resolução nº 70, de 18 de março de 2009. Não foi diferente no âmbito dos demais poderes, na medida em que a Lei de Arquivos Públicos só veio a ser regulamentada pelo Decreto nº 4.073, em 2002, ou seja, onze anos após a edição do referido estatuto. Por outro lado, no percurso desses mais de vinte anos da edição da Lei de Arquivos Públicos, no escopo de se construir uma teoria e prática de guarda documental, de início voltadas exclusivamente para a documentação em papel, a ciência e a tecnologia da informação foram vencendo etapas e se aperfeiçoando na utilização de mídias eletrônicas, tanto no âmbito das relações privadas como nas relações públicas. No processo, como espaço de produção da jurisdição, não foi diferente, avançando-se, ainda que de forma titubeante, do processo em meio físico para o processo em meio digital, em especial aqui destacando a Lei nº 11.419/2016, mostrando-se indispensável que os arquivos judiciais precisam ser enfrentados à luz da interdisciplinaridade, na medida em que é o Direito e a História que estabelecem os critérios dos documentos a serem guardados, preocupação esta que deve, na medida do possível, ser estabelecida originalmente, quando o processo se instaura, ainda como documento corrente, com vistas ao seu futuro, quando de documento corrente se transformará em documento intermediário. Os documentos intermediários, segundo a tabela de temporalidade própria, serão guardados por um determinado período, até sua eliminação, ou, quando catalogados como documentos permanentes, dado seu relevante valor histórico, receberão guarda permanente. Tais conceitos aplicam-se indistintamente no documento produzido em papel e no documento digital. No caso do arquivo digital, há um risco ainda mais evidente de que, se não forem cumpridas as etapas de preservação da maneira necessária, tal arquivo possa ter comprometido seus valores, dentre eles o probatório e histórico. Daí porque indispensável a Ciência e a Tecnologia da Informação contribuírem para o desenvolvimento da adequada preservação no tempo da memória digital, daquilo a que se propõe o sistema denominado Archivematica, cumprindo aos órgãos públicos se modernizarem e se adaptarem, na sua auto-organização, às exigências decorrentes desta nova era, em que a informação está de mãos dadas com os documentos públicos. Portanto, como resultado verificou-se que o Archivematica atende aos requisitos de preservação a longo prazo e autenticidade, além de ser um software livre que permite fazer o armazenamento de documentos em vários formatos. É importante sinalizar que o uso do Archivematica para a preservação digital constitui-se numa contribuição valiosíssima para o Poder Judiciário, na medida em que propicia ferramentas para a preservação documental e integração com meios que permitem o acesso a tais documentos digitais, inclusive os de cunho permanente."

 

Leia o artigo na íntegra: https://periodicos.ufsm.br/revistadireito/article/view/25362/pdf  

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